iMPLEMENTAZIONE MES A RISULTATO
L’implementazione di un MES non si conclude al go-live. Il percorso dura dodici mesi e prevede 24 visite in reparto, con affiancamento diretto degli operatori durante il lavoro. L’utilizzo del sistema viene misurato ogni mese e riportato alla direzione. Il progetto si considera concluso quando il livello di utilizzo concordato risulta raggiunto e stabile.
24
visite in reparto nei primi dodici mesi
90%
soglia di utilizzo definita in contratto
12
rilevazioni mensili trasmesse alla direzione
Cosa si intende per implementazione di un MES?
L’implementazione di un MES (Manufacturing Execution System) è il processo che porta un sistema di gestione della produzione dall’installazione all’utilizzo effettivo da parte degli operatori di reparto. Comprende la configurazione, la migrazione dei dati, il go-live e il periodo successivo, nel quale si determina se le procedure previste vengono realmente adottate o abbandonate.
La componente tecnica dell’implementazione è quella più prevedibile: dipende da variabili note e si conclude in tempi stimabili. La componente critica è successiva, e riguarda l’adozione delle nuove procedure da parte di chi le deve applicare ogni giorno.
È su questa seconda componente che si concentrano i progetti falliti, e non su malfunzionamenti del prodotto. Il fenomeno ha un nome tecnico.
Che cos'è il rigetto di un sistema MES?
Si ha rigetto quando un sistema tecnicamente funzionante smette di essere alimentato dagli utenti finali, che tornano agli strumenti precedenti. Il software resta installato e operativo, ma i dati che dovrebbe produrre vengono ricostruiti manualmente altrove. È la causa più frequente di insuccesso dei progetti MES, e non dipende dalle caratteristiche del prodotto.
Il rigetto ha una manifestazione riconoscibile. Il sistema risulta attivo, le licenze sono in uso, ma la reportistica che arriva alla direzione viene ricomposta a mano da una o due persone. Le dichiarazioni di produzione vengono inserite in ritardo e in blocco, oppure delegate a un unico utente che le trascrive per tutto il reparto. I fogli di calcolo precedenti non sono mai stati dismessi.
Il fenomeno si presenta tipicamente tra il terzo e il sesto mese, quando termina la fase di attenzione iniziale e non esiste più una presenza esterna che sostenga il cambiamento di procedura.
Le cause si raggruppano in tre categorie, che richiedono interventi diversi.
Perdita di una posizione informativa
Riguarda chi detiene in esclusiva informazioni che il nuovo sistema rende accessibili a tutti. La condivisione del dato riduce una posizione di indispensabilità. È la causa meno dichiarata e la più persistente: non produce obiezioni esplicite, ma rallentamenti.
Esposizione alla misurazione
Riguarda chi non è mai stato valutato su dati oggettivi e si trova con tempi e quantità tracciati. È una resistenza difensiva, e si riduce solo se la direzione dichiara in modo esplicito quale uso farà dei dati raccolti.
Difficoltà con lo strumento
Riguarda chi, per età o percorso professionale, non ha dimestichezza con un terminale. È la causa più semplice da risolvere ed è l’unica che la formazione d’aula non risolve, perché richiede ripetizione sul posto di lavoro.
Ambito e durata rispetto ad un progetto tradizionale
In un progetto tradizionale l’incarico del fornitore si conclude al go-live, cioè prima del periodo in cui si determina se il sistema verrà utilizzato. In un’implementazione a risultato il perimetro comprende i dodici mesi successivi, con 24 visite in reparto e una misurazione mensile dell’utilizzo effettivo.
| Progetto tradizionale | Implementazione a risultato | |
|---|---|---|
| Oggetto della fornitura | Software configurato e funzionante | Software configurato e funzionante |
| Termine dell'incarico | Go-live | Dodici mesi dopo il go-live |
| Presenza in azienda | Concentrata nelle settimane di avviamento | 24 visite distribuite sul primo anno |
| Trasferimento di competenza | Formazione d'aula, una tantum, a gruppi | Affiancamento sul posto di lavoro, individuale |
| Referente interno | Non formalizzato | Nominato in contratto, con monte ore dedicato |
| Criterio di chiusura | Consegna | Raggiungimento della soglia di utilizzo misurata |
| In caso di mancato utilizzo | Fuori perimetro contrattuale | Prosecuzione dell'affiancamento senza costi aggiuntivi |
La differenza non è nella tecnologia impiegata né nella qualità dell’installazione. È nel punto in cui l’incarico si considera esaurito. Nella maggior parte dei contratti coincide con il momento in cui il rischio di rigetto comincia a manifestarsi.
Che cos'è il Metodo Implementazione a Risultato?
Il Metodo Implementazione a Risultato è un percorso strutturato di dodici mesi che porta un MES o un sistema gestionale dall’installazione all’utilizzo effettivo da parte degli operatori. Si articola in cinque fasi, prevede 24 visite in reparto nel primo anno e vincola contrattualmente la chiusura del progetto al raggiungimento di un livello di utilizzo misurato.
È un metodo proprietario di Techgest SRL, sviluppato sulle aziende manifatturiere del distretto nordest. La sua funzione è ridurre il rischio di rigetto descritto sopra.
“A risultato” indica che l’incarico non si conclude con la consegna del sistema configurato, ma con il raggiungimento di un livello di utilizzo misurato. Il rischio di mancato utilizzo è trasferito dal cliente al fornitore, e la clausola è scritta nel contratto.
LE CINQUE FASI
Le prime tre fasi precedono il go-live e riducono il rischio di rigetto prima che il sistema entri in funzione. La quarta copre i dodici mesi di utilizzo. La quinta chiude il progetto sulla base di un dato misurato. Ogni fase produce un documento consegnato al cliente.
Fase 1 — Rilievo
Rilevazione dei processi effettivi, condotta per singola postazione e non per reparto: origine del dato, punti di trascrizione manuale, archivi personali non condivisi, scostamenti tra procedura formale e prassi in uso.
Il Rilievo precede qualsiasi proposta economica. Al suo termine viene comunicato se il percorso è applicabile nella forma prevista, con quali tempi, oppure se non lo è.
Documento prodotto: rilievo dei processi effettivi, condiviso con la direzione.
Fase 2 — Nomina del Referente del Cambiamento
Individuazione, insieme alla direzione, del referente interno del progetto: una persona identificata per nome, con mandato dichiarato e monte ore riservato indicato in contratto.
Documento prodotto: atto di nomina, con monte ore definito.
Fase 3 — Analisi del Rischio di Rigetto
Individuazione preventiva delle posizioni esposte al nuovo sistema, classificate secondo le tre cause descritte sopra, e definizione di un intervento differenziato per ciascuna.
L’analisi viene condotta prima del go-live. Intervenire dopo, quando le resistenze si sono già consolidate in prassi alternative, richiede tempi sensibilmente superiori.
Documento prodotto: analisi del rischio di rigetto e piano di intervento, riservato alla direzione.
Fase 4 — Affiancamento
24 visite in reparto, due al mese per dodici mesi, con affiancamento individuale degli operatori durante il lavoro. Le date vengono calendarizzate integralmente alla firma del contratto, non concordate di volta in volta.
L’affiancamento sostituisce la formazione d’aula, che non risolve la difficoltà con lo strumento perché richiede ripetizione sul posto di lavoro. Ogni visita ha una durata indicativa di tre ore.
Documento prodotto: 12 rilevazioni mensili con utilizzo per reparto, criticità aperte e interventi eseguiti.
Fase 5 — Collaudo
Misurazione dell’utilizzo effettivo al dodicesimo mese ed emissione del Certificato di Adozione. In caso di mancato raggiungimento della soglia si applica la clausola di garanzia.
Documento prodotto: Certificato di Adozione oppure attivazione della garanzia.
Il Referente del Cambiamento
Il Referente del Cambiamento è il referente interno del progetto: un dipendente del cliente nominato formalmente, con mandato dichiarato dalla direzione e monte ore riservato indicato in contratto. La sua funzione è mantenere la continuità del progetto tra una visita e l’altra. La nomina entro 15 giorni dalla firma è condizione di validità della garanzia.
Il criterio di selezione non è tecnico. Il compito non riguarda la configurazione del sistema ma la modifica delle procedure adottate dai colleghi, e richiede quindi credibilità interna e conoscenza del lavoro di reparto. La designazione dell’addetto informatico è l’errore più frequente in questa fase.
Requisiti:
- persona identificata per nome, non ruolo generico né “chi ha tempo”
- mandato dichiarato dalla direzione in modo esplicito e riconoscibile dai colleghi
- monte ore riservato indicato in contratto, non aggiuntivo alle mansioni ordinarie
- disponibilità di 2 ore in occasione di ciascuna delle 24 visite
Garanzia contrattuale sul risultato
Se al dodicesimo mese la soglia di utilizzo concordata non risulta raggiunta, l’affiancamento prosegue senza costi aggiuntivi fino al raggiungimento.
Criterio di misurazione dell'adozione
L’adozione si considera raggiunta quando almeno il 90% delle dichiarazioni previste dal progetto risulta inserito a sistema dagli utenti finali in autonomia. La rilevazione è eseguita automaticamente dal sistema, non è oggetto di valutazione discrezionale ed è riportata integralmente in ogni rilevazione mensile.
Obblighi a carico del cliente
La garanzia è subordinata a condizioni indicate nello stesso contratto e con lo stesso grado di dettaglio:
- nomina del Referente del Cambiamento entro 15 giorni dalla firma;
- sua disponibilità per 2 ore in occasione di ciascuna visita;
- consegna dei dati anagrafici entro il termine concordato;
- partecipazione della direzione alla revisione trimestrale.
In assenza di queste condizioni il percorso non è avviabile nella forma prevista. La verifica avviene in fase di Rilievo, prima della sottoscrizione.
DOMANDE FREQUENTI IN MERITO AL METODO
Perché un MES che funziona può non essere utilizzato?
Perché l’utilizzo dipende da procedure e abitudini, non dalle caratteristiche del prodotto. Quando termina la presenza esterna che sostiene il cambiamento, in genere tra il terzo e il sesto mese, gli utenti tendono a tornare agli strumenti precedenti. Il sistema resta attivo ma i dati vengono ricostruiti manualmente altrove.
Come si riconosce un progetto MES in stato di rigetto?
Dai dati inseriti in ritardo e in blocco anziché durante la lavorazione, dalla delega dell’inserimento a un unico utente per tutto il reparto, dalla reportistica direzionale ricomposta manualmente e dalla permanenza in uso dei fogli di calcolo che il sistema avrebbe dovuto sostituire.
Cosa accade dopo il go-live di un MES?
Nella maggior parte dei progetti l’incarico del fornitore si conclude e l’azienda affronta da sola il periodo in cui le procedure devono consolidarsi. È in quei mesi che si determina l’esito del progetto. In un’implementazione a risultato quel periodo rientra nel perimetro contrattuale.
Quanto dura l'implementazione di un MES?
La componente tecnica dipende dalla complessità dei processi e dal numero di postazioni. Il periodo critico è successivo: sono i dodici mesi dopo il go-live, durante i quali le nuove procedure si consolidano oppure vengono abbandonate. Il percorso descritto in questa pagina copre entrambe le fasi.
Che cosa significa "implementazione a risultato"?
Significa che l’incarico non si conclude con la consegna del sistema configurato, ma con il raggiungimento di un livello di utilizzo misurato e definito in contratto. Il fornitore assume il rischio dell’esito, non solo quello della fornitura.
Quante volte intervenite in azienda?
Due volte al mese per dodici mesi, per un totale di 24 visite nel primo anno. Le date vengono calendarizzate integralmente alla firma del contratto. Ogni visita ha una durata indicativa di tre ore e si svolge in reparto, durante il lavoro.
Come si misura l'adozione di un software gestionale?
Rilevando la quota di dichiarazioni previste dal progetto inserite a sistema dagli utenti finali in autonomia. La soglia contrattuale è il 90% per tre mesi consecutivi. La rilevazione è eseguita automaticamente dal sistema ed è riportata in ogni documento mensile trasmesso alla direzione.
Cosa accade se al dodicesimo mese la soglia non è raggiunta?
L’affiancamento prosegue senza costi aggiuntivi fino al raggiungimento.
Il Referente del Cambiamento deve avere competenze informatiche?
No. Il compito non riguarda la configurazione del sistema ma la modifica delle procedure adottate dai colleghi, e richiede credibilità interna e conoscenza del lavoro di reparto. La designazione dell’addetto informatico è l’errore più frequente in questa fase.
Il metodo comporta un costo superiore a un progetto tradizionale?
Sì. L’impegno è di circa 84 ore per cliente nel primo anno e questo si riflette sul prezzo. Il corrispettivo è il trasferimento del rischio di mancato utilizzo dal cliente al fornitore, formalizzato in una clausola contrattuale.
La garanzia viene proposta a tutti i clienti?
No. Viene proposta successivamente al Rilievo. Se dal Rilievo emergono condizioni non compatibili con i parametri standard, vengono proposti tempi diversi oppure la garanzia non viene inclusa. La valutazione è comunicata prima della sottoscrizione.
Quanti clienti seguite contemporaneamente?
8 al massimo. Ogni cliente comporta 24 visite in reparto nell’arco dell’anno, e superare quel numero ridurrebbe la presenza su cui si fonda la garanzia. Le aziende che restano fuori dal limite vengono inserite in lista d’attesa, oppure seguite con un progetto tradizionale, senza garanzia sul risultato.